X R 29/13

Datenzugriff auf Kassendateien bei buchführungspflichtigem Einzelhändler (PC‑Kasse) • Bei buchführungspflichtigen Kaufleuten begründen die GoB grundsätzlich eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls einschließlich Kassenvorgängen. • Wenn ein Steuerpflichtiger ein elektronisches PC-Kassensystem verwendet, das Einzelaufzeichnungen ermöglicht und speichert, kann er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnung berufen. • Aufgrund der Aufzeichnungspflicht sind die so entstandenen Kassendaten aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S. des §147 Abs.1 AO und unterfallen dem Datenzugriff der Finanzverwaltung nach §147 Abs.6 AO. Der Kläger betreibt eine Apotheke und ist handelsrechtlich buchführungspflichtig. Er nutzte ein PC-basiertes Warenwirtschafts- und Kassensystem, das Einzelverkäufe detailliert aufzeichnet. Das Finanzamt forderte im Rahmen einer Außenprüfung die Verkaufsdatei (Kassenzeile, Einzeldaten, Bewegungsdatei) für die Jahre 2006–2009 an. Der Kläger lehnte die Herausgabe ab und hielt die Verkaufsdatei für freiwillige, nicht aufbewahrungspflichtige Aufzeichnungen. Finanzamt und Finanzgericht verlangten dagegen die Datenüberlassung mit der Begründung, die Einzelaufzeichnungen seien nach GoB und handelsrechtlicher Buchführungspflicht erforderlich. Der Kläger zog vor den BFH mit der Rüge, der Zugriff sei nur auf nach §147 AO ausdrücklich aufbewahrungspflichtige Daten möglich und seine Aufzeichnungen seien freiwillig. • Voraussetzung des Datenzugriffs ist eine zugrundeliegende Aufzeichnungspflicht; §147 Abs.6 AO bezieht sich nur auf aufbewahrungspflichtige Unterlagen. • Buchführungspflichten aus §238 ff. HGB gelten über §140 AO für steuerliche Zwecke fort; die GoB verlangen grundsätzlich die Einzelaufzeichnung jedes Handelsgeschäfts einschließlich Kassenvorgängen, soweit zumutbar. • Die frühere Einschränkung der Einzelaufzeichnungspflicht für Einzelhandel (BFH 1966) bleibt bestehen, greift jedoch nicht, wenn der Unternehmer ein PC‑Kassensystem einsetzt, das die Einzelaufzeichnung technisch ermöglicht und die Speicherung erlaubt; in diesem Fall ist die Einzelaufzeichnung zumutbar. • Als Folge der Aufzeichnungspflicht sind die mittels PC‑Kasse erstellten Einzelaufzeichnungen grundaufzeichnungen i.S. des §147 Abs.1 Nr.1 AO und damit aufzubewahren; zusätzlich sind Z‑Bons als Belege aufzubewahren. • Der Datenzugriff nach §147 Abs.6 AO erstreckt sich auf Dateien; der Begriff ‚Daten‘ umfasst auch in sich zusammengehörige Dateien, die auf Datenträgern abgelegt sind, und die Finanzverwaltung kann die Herausgabe solcher Dateien als maschinell verwertbare Datenträger verlangen. • Die Anforderung der ‚Verkaufsdatei (Kassenzeile, Einzeldaten, Bewegungsdatei)‘ war hinreichend bestimmt und nicht unverhältnismäßig; der Steuerpflichtige kann nicht pauschal die Herausgabe verweigern, wenn er steuerrelevante und nicht steuerrelevante Daten vermengt hat; er hat zunächst zu selektieren. • Verwaltungsanweisungen wie BMF‑Schreiben begründen keine eigenständige Aufbewahrungspflicht und binden die Gerichte nicht; hier war die Aufbewahrungspflicht jedoch bereits aus den GoB gegeben. Die Revision des Klägers wurde als unbegründet zurückgewiesen. Der BFH bestätigte, dass der Kläger als buchführungspflichtiger Kaufmann zur Einzelaufzeichnung der Kassenvorgänge verpflichtet war und die mittels PC‑Kasse erzeugten Einzelaufzeichnungen der Aufbewahrungspflicht des §147 Abs.1 AO unterliegen. Deshalb durfte das Finanzamt die Herausgabe der Verkaufsdatei in maschinell verwertbarer Form verlangen. Der Kläger hat die Kosten des Revisionsverfahrens zu tragen. Das Urteil stellt klar, dass die Zusammenfassung von Tageslosungen weiterhin zulässig ist, diese jedoch auf die einzeln erfassten Verkäufe zurückführbar und nachweisbar sein müssen.