5 K 302/04

Elektronisches Fahrtenbuch ohne geschlossene Form und nicht zeitnah geführt — 1%-Regelung anzuwenden • Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn es eine äußere geschlossene Form aufweist, sodass nachträgliche Änderungen für die Prüfungsinstanz bei gewöhnlicher Einsicht erkennbar sind. • Lose Notizzettel und nachträgliche Übertragungen in eine Fahrtenbuchsoftware begründen keine geschlossene Form eines Fahrtenbuchs. • Wird das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß oder nicht zeitnah geführt, ist der geldwerte Vorteil aus privater Dienstwagennutzung nach der 1%-Regelung zu bewerten (§ 8 Abs. 2 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG). Der Kläger war bis Ende 1999 Geschäftsführer der A. GmbH und nutzte dort einen Dienstwagen der Marke MB SE 500 auch privat. Er führte die Privatnutzung mit einem elektronischen Fahrtenbuch (Software Kfz-Organizer 3.0) auf Basis handschriftlicher Notizen und Jahresblätter; regelmäßige wöchentliche Eingaben und Datensicherungen auf Bändern erfolgten. Das Fahrtenbuch enthält keine Angaben zu Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte; der Kläger erklärte in den Steuererklärungen jedoch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Das Finanzamt stellte bei Lohnsteuer-Außenprüfung fest, das Fahrtenbuch sei nicht ordnungsgemäß, und setzte den geldwerten Vorteil nach der 1%-Regelung an. Der Kläger rügte, das elektronische Fahrtenbuch sei vollständig, gesichert und nicht manipulierbar; er habe dienstliche Fahrten teils mit anderen Fahrzeugen durchgeführt. Das Finanzgericht wies die Klage ab. • Rechtliche Grundlagen: § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG (geldwerter Vorteil), §§ 8 Abs. 2, 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG (Fahrtenbuchanforderungen). • Äußere geschlossene Form: Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch ist nur ordnungsgemäß, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst offen gelegt werden, so dass sie bereits bei gewöhnlicher Einsicht erkennbar sind. Lose Sicherungsdateien erzeugen keine buchförmige äußere Gestalt. • Nachprüfbarkeit mit vertretbarem Aufwand: Nur eine von der Datei aus erkennbare Geschlossenheit gewährt dem Finanzamt die hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit; ein Rückgriff auf externe Sicherungsbänder genügt nicht. • Zeitnahe Führung: Ein Fahrtenbuch ist nur zeitnah geführt, wenn Eintragungen im Anschluss an die Fahrt erfolgen. Wöchentliche Übertragungen von losen Notizen genügen nicht, insbesondere wenn Kilometerstände fehlen und nicht ersichtlich ist, mit welchem Fahrzeug einzelne Termine wahrgenommen wurden. • Folge: Da das elektronische Fahrtenbuch des Klägers keine geschlossene Form hatte und nicht zeitnah geführt wurde, konnte das Verhältnis privater zu dienstlichen Fahrten nicht nachgewiesen werden; somit war die 1%-Regelung maßgeblich. Eine Schätzung des Privatanteils ist ausgeschlossen. • Prozessrechtlich: Die Klage ist unbegründet; die Kosten trägt der Kläger; Revision wird nicht zugelassen, da die entscheidenden Fragen bereits durch den BFH geklärt sind und es sich um Tatsachenfragen handelt. Die Klage wird abgewiesen. Das elektronische Fahrtenbuch des Klägers ist nicht ordnungsgemäß, weil es keine von der Datei aus erkennbare äußere geschlossene Form aufweist und nicht zeitnah geführt wurde. Mangels ordnungsgemäßer Nachweisführung war der Ansatz des geldwerten Vorteils aus privater Dienstwagennutzung nach der 1%-Regelung (§ 8 Abs. 2 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG) zutreffend; daher wurden die Einkommensteuerbescheide entsprechend geändert. Die Klage ist unbegründet, die Kosten des Verfahrens trägt der Kläger; die Revision wird nicht zugelassen.