4 O 55/12

Keine Erstattung von Kopierkosten für kompletten Aktenverstoß durch Behörde • Aufwendungen für die Anfertigung von Kopien der gesamten Behördenakte durch die am Verfahren beteiligte Behörde gehören grundsätzlich zu den allgemeinen Verwaltungskosten und sind nicht nach § 162 Abs. 1 VwGO erstattungsfähig. • Die gesetzliche Verpflichtung zur Aktenvorlage nach § 99 VwGO macht die Vervielfältigung der Akte für den eigenen Gebrauch nicht zu einer spezifischen, erstattungsfähigen Rechtsverfolgungsmaßnahme. • Ein einfacher Zuständigkeitswechsel der aktenführenden Behörde rechtfertigt nicht die Annahme der Erforderlichkeit eines Aktendoppels; die Behörde kann sich erforderliche Aktenkenntnis durch Akteneinsicht verschaffen. • Die Kostenentscheidung richtet sich nach § 66 Abs. 8 GKG. Die Kläger rügten die Festsetzung von Aufwendungen des Beklagten für Kopien aus der Behördenakte in Höhe von 636,70 Euro nach einem rechtskräftigen Urteil. Der Beklagte hatte die gesamte dem Gericht überlassene Verwaltungsvorgangskopie (6367 Seiten) anfertigen lassen und begründete dies mit Erforderlichkeit für die weitere Sachbearbeitung. Das Verwaltungsgericht bestätigte die Erstattungsfähigkeit mit der Begründung, ein Aktendoppel sei zur Prozessführung notwendig, insbesondere wegen eines gesetzlichen Zuständigkeitswechsels, wodurch die Behörde erstmals mit dem Vorgang konfrontiert worden sei. Die Kläger legten Beschwerde ein und bestritten, dass die Vervielfältigung für den eigenen Gebrauch notwendig und damit erstattungsfähig sei. Streitig war, ob die Kopierkosten als individuelle, notwendige Aufwendungen im Sinne des § 162 Abs. 1 VwGO oder als nicht erstattungsfähige Generalkosten der Verwaltung zu behandeln sind. • Rechtsgrundlage ist § 162 Abs. 1 VwGO: erstattungsfähig sind Aufwendungen, die zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung notwendig sind. • Die Pflicht zur Aktenvorlage nach § 99 VwGO entbindet die Behörde nicht von der Verpflichtung, die Akte dem Gericht vorzulegen; diese Handlung ist keine spezifische Prozessverfolgungsmaßnahme, sondern allgemeine Verwaltungstätigkeit. • Die Rechtsprechung und das Prinzip der Vermeidbarkeit von Ausgaben sprechen dagegen, dass eine Behörde generell ein Aktendoppel anfertigen darf und dafür Erstattung verlangt; Papier- und Tonerverbrauch zählen zu Generalkosten der Behörde. • Ein Zuständigkeitswechsel der aktenführenden Behörde begründet nicht automatisch die Erforderlichkeit von Kopien für den eigenen Gebrauch; die Behörde kann sich nötige Kenntnisse durch Akteneinsicht verschaffen; der Beklagte hat keine konkreten Gründe für ein dauerhaftes Aktendoppel dargelegt. • Folgeentscheidung: Die ursprünglich festgesetzten Kosten sind zu reduzieren, da die pauschale Anfertigung eines vollständigen Aktendoppels nicht als erstattungsfähige Aufwendung anzusehen ist. • Kostenrechtliche Grundlage der Kostenentscheidung ist § 66 Abs. 8 GKG. • Der Beschluss ist unanfechtbar nach § 152 Abs. 1 VwGO. Die Beschwerde der Kläger war begründet; die Festsetzung der erstattungsfähigen Aufwendungen für Kopien wurde aufgehoben bzw. herabgesetzt. Die dem Beklagten erstattungsfähigen Aufwendungen wurden auf 69,80 Euro festgesetzt, da die Anfertigung eines vollständigen Aktendoppels für den eigenen Gebrauch grundsätzlich zu den allgemeinen Verwaltungskosten zählt und nicht als notwendige Aufwendung nach § 162 Abs. 1 VwGO erstattungsfähig ist. Ein Zuständigkeitswechsel rechtfertigt die Erstattung nicht, weil die Behörde sich durch Akteneinsicht informieren kann; der Beklagte hat keinen konkreten Bedarf für ein dauerhaftes Aktendoppel dargelegt. Die Verfahrenskosten bleiben gerichtsgebührenfrei; Kosten werden nicht erstattet, Entscheidung gestützt auf § 66 Abs. 8 GKG.